Dùng công nghệ thông tin để phân tích dữ liệu, cảnh báo rủi ro sử dụng hóa đơn điện tử

Đối tượng bị cảnh báo hệ số K là ai?

Hệ số K giúp cơ quan thuế theo dõi các dấu hiệu bất thường, phát hiện các hành vi có thể dẫn đến gian lận về thuế. Hệ số K là một chỉ số đo lường rủi ro, được tính toán dựa trên công thức:

K = Tổng giá trị hàng hóa bán ra trên hóa đơn/(Tổng giá trị hàng hóa tồn kho + Tổng giá trị hàng hóa mua vào).

Những đối tượng bị cảnh báo hệ số K chủ yếu là các doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thông tin chênh lệch bất thường giữa giá trị hàng hóa bán ra và giá trị hàng hóa mua vào hoặc tồn kho. Khi hệ số K vượt quá ngưỡng quy định, hệ thống sẽ tự động phát cảnh báo đến cơ quan thuế​.

Các doanh nghiệp thuộc các ngành như thương mại, bất động sản, xây dựng thường xuyên nằm trong diện cảnh báo về hệ số K. Thực tế cũng cho thấy, đây là những ngành dễ có gian lận về thuế. Những dấu hiệu bất thường như bán hàng mà không có ghi nhận hàng tồn kho thực tế hoặc phát hành hóa đơn với giá trị quá lớn so với hàng hóa hiện có, xuất hóa đơn với doanh thu của các ngành nghề không thuộc ngành nghề đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp… sẽ là những trường hợp thường gặp làm kích hoạt hệ thống cảnh báo. Điều đó có tác dụng giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi phát hành hóa đơn khống hoặc hợp thức hóa các giao dịch bất hợp pháp.

Các biện pháp nghiệp vụ của cơ quan thuế

Khi hệ số K của một doanh nghiệp vượt ngưỡng quy định, cơ quan thuế sẽ áp dụng nhiều biện pháp nghiệp vụ theo quy định nhằm kiểm soát và xử lý các trường hợp được đánh giá là có rủi ro cao. Các biện pháp chính bao gồm:

Thứ nhất, cảnh báo và yêu cầu giải trình: Cán bộ thuế sẽ kiểm tra tính hợp lý của hóa đơn, đối chiếu với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, xác định tính hợp lý của lượng hàng hóa tồn kho tại cơ sở. Nếu phát hiện bất thường, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình​

Thứ hai, rà soát và kiểm tra thực tế: Cơ quan thuế có thể quyết định và thực hiện các cuộc kiểm tra thực tế tại cơ sở kinh doanh để xác minh tình hình hàng hóa tồn kho và đối chiếu với các thông tin trên hóa đơn. Điều này nhằm xác định doanh nghiệp có phát hành hóa đơn đúng quy định hay không? có xuất khống hóa đơn hay không?...

Thứ ba, xác định việc được tiếp tục sử dụng hóa đơn hay không: Trong trường hợp doanh nghiệp bị phát hiện có hành vi phát hành hóa đơn khống hoặc gian lận, cơ quan thuế có thể sử dụng biện pháp quyết định tạm ngừng việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp liên quan để ngăn chặn hành vi vi phạm tiếp diễn.

Người nộp thuế cần làm gì để tránh bị cảnh báo hệ số K không đúng?

Do việc phân tích và cảnh báo rủi ro bằng công nghệ thông tin và thực hiện tự động trên cơ sở dữ liệu trên hệ thống thu thập của ngành Thuế tại thời điểm rà soát, nên việc hệ thống đư ra cảnh báo có thể không phù hợp hoàn toàn với thực tế doanh nghiệp tại thời điểm cảnh báo.

Để tránh bị cảnh báo hệ số K không chính xác, doanh nghiệp cần xác định và cập nhật chính xác ngành nghề kinh doanh chính trên hệ thống thuế. Theo đó, nếu có thay đổi về ngành nghề, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cập nhật với cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh​. Điều này giúp hệ thống tính toán chính xác hệ số K và giảm thiểu việc bị cảnh báo không phù hợp.

Về quản lý hàng tồn kho chính xác, doanh nghiệp phải đảm bảo rằng số liệu hàng tồn kho luôn được cập nhật thường xuyên và chính xác. Việc quản lý lỏng lẻo hoặc không khớp giữa hàng tồn kho và số liệu khai báo dễ dẫn đến bị cảnh báo hệ số K, đồng thời có thể bị xử lý vi phạm quy định.​

Với báo cáo và giải trình kịp thời, nếu nhận được cảnh báo từ cơ quan thuế cũng như yêu cầu giải trình theo quy định, doanh nghiệp cần cung cấp ngay các chứng từ chứng minh sự minh bạch trong kinh doanh. Các thông tin liên quan đến hóa đơn, hàng hóa, và doanh thu cần được giải trình đầy đủ và kịp thời.

Tổng cục Thuế yêu cầu doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định hiện hành về phát hành hóa đơn điện tử, đảm bảo rằng hóa đơn phản ánh đúng giá trị, thời điểm của giao dịch hàng hóa, dịch vụ. Phát hành hóa đơn khống hoặc sử dụng hóa đơn để hợp thức hóa các giao dịch gian lận có thể dẫn đến các rủi ro và hệ lụy rất nghiêm trọng.​

Rủi ro khi bị phát hiện mua bán hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Việc mua bán hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là hành vi vi phạm nghiêm trọng và có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Các hình thức xử phạt khi bị phát hiện bao gồm:

Thứ nhất, phạt vi phạm hành chính: Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền lên tới hàng trăm triệu đồng nếu bị phát hiện sử dụng hóa đơn giả hoặc hóa đơn không hợp pháp. Mức phạt cụ thể tùy thuộc vào mức độ vi phạm và giá trị gian lận được quy định cụ thể tại văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

Thứ hai, đình chỉ hoạt động kinh doanh: Trong một số trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoạt động kinh doanh tạm thời hoặc vĩnh viễn, gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín​.

Thứ ba, truy cứu trách nhiệm hình sự: Nếu hành vi mua bán hóa đơn nhằm mục đích gian lận thuế được phát hiện, những người liên quan có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự và đối diện với án phạt tù

Thứ tư, mất uy tín và ảnh hưởng khả năng kinh doanh, huy động vốn: Vi phạm về hóa đơn không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Các ngân hàng và đối tác sẵn sàng từ chối cấp vốn hoặc hợp tác với các doanh nghiệp vi phạm.​