Truyền thông trong trường học: Từ bỡ ngỡ tới chuyên nghiệp

Từ chỗ trường không có nhân viên chuyên trách, đến có nhân viên PR, rồi có luôn cả một phòng truyền thông độc lập. 

Những ngày đầu bỡ ngỡ

Mặc dù đã thông thạo với công việc nhưng khi kể lại con đường vào “nghề”, ThS Phạm Thái Sơn (Giám đốc Trung tâm Tuyển sinh & Truyền thông, Trường ĐH Công nghiệp Thực phẩm TPHCM - HUFI) không tránh khỏi bồi hồi.

“Con đường dẫn tôi đến công việc này nhiều gian truân lắm. Lần đầu tiên tôi làm công việc liên quan đến truyền thông là vào năm 2011. Tôi còn nhớ rõ, lúc đó gặp một phóng viên phỏng vấn về công tác tuyển sinh của trường, khi trả lời thấy run quá, vì chưa gặp phóng viên báo chí bao giờ và vì xuất thân là một giảng viên dạy môn Toán, rồi làm Phó khoa Cơ bản…”, ThS Phạm Thái Sơn chia sẻ.

Chị Nguyễn Thụy Thy Huyền (Cán bộ phụ trách truyền thông, Trường ĐH Bách khoa - ĐHQG TPHCM) từng làm báo một thời gian nhưng sau đó thấy môi trường giáo dục hay nên chuyển về.

“Ban đầu chưa thành lập phòng truyền thông, tôi được giao phụ trách phần tin tức cho website trường. Đến năm 2019, trường thành lập Phòng Quản trị Thương hiệu - Truyền thông, tôi phụ trách mảng truyền thông, quan hệ báo chí. Lúc mới thành lập cũng có nhiều khó khăn, nhưng nhờ có sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu và trưởng phòng, chúng tôi từ từ xây dựng. Tiếp nhận nhân sự và chia ra các bộ phận, như quản trị thương hiệu, tổ chức sự kiện, thiết kế, truyền thông - báo chí…

Mảng của tôi bắt đầu từ việc lập page, thu hút tương tác, xác lập tích xanh… sau đó phát triển, xây dựng truyền thông nội bộ qua mail, làm bản tin số hàng tháng… Đồng thời, theo định hướng của lãnh đạo trường và trưởng phòng, công việc của tôi sẽ mở rộng và chia sẻ các thành tựu của trường trên các kênh thông tin, báo chí. Tôi xây dựng đội ngũ cộng tác viên và  mối quan hệ các anh chị em phóng viên. Đến nay, mảng truyền thông của tôi có 7 người và cũng dần ổn định”, chị Nguyễn Thụy Thy Huyền chia sẻ.

Trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật TPHCM (HCMUTE) là một trong số hiếm hoi cơ sở GDĐH công lập có phòng truyền thông riêng từ năm 2016. Đồng thời, nhà trường cũng “chịu chi” đầu tư phòng studio (2017), hệ thống livestream, kênh truyền hình UTETV (2016) chạy trên Facebook, YouTube, Instagram cho bộ phận truyền thông.

Chị Lê Việt Tiên - Phó phòng Truyền thông HCMUTE (cũng là cựu SV của trường) cho biết: “Sau khi ra trường, tôi được giữ lại công tác vị trí hỗ trợ sinh viên hoạt động xã hội và phong trào. Sau đó có cơ duyên về vị trí quản lý thông tin tuyên truyền. Bộ phận về đó được tách ra khỏi bộ phận công tác sinh viên để lập thành Phòng Truyền thông.

Công việc rất năng động, vui và không hề nhàm chán. Tuy nhiên tính chất công việc đòi hỏi dành nhiều thời gian cho mạng xã hội nhằm kịp thời nắm tình hình thông tin, xử lý thông tin và quan hệ báo chí. Xuất phát từ cán bộ đoàn hội và tham gia nhiều hoạt động tình nguyện nên công việc phù hợp với tính cách và thế mạnh của tôi. Nhưng có lúc gặp khó khăn do ít kinh nghiệm để xử lý cùng lúc nhiều vấn đề trong công việc, do đó cần hỗ trợ từ nhiều đồng nghiệp”.

Đến chuyên nghiệp hóa

Đối với ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc - Trưởng ban Truyền thông, Trường ĐH Quốc tế (IU) - ĐHQG TPHCM, về mặt chuyên môn có phần thuận lợi hơn. Sau khi học xong chương trình cao học về Quản trị truyền thông của Đại học Stirling (Vương quốc Anh) cơ duyên khiến chị gặp Ban Giám hiệu IU và được biết nhà trường có nhu cầu tìm một người phụ trách truyền thông, với yêu cầu không chỉ có kiến thức nền về báo chí và truyền thông mà còn có kinh nghiệm thực tiễn trong ngành này.

“Ban đầu IU chưa có bộ phận truyền thông chuyên biệt. Lúc đó tôi được giao nhiệm vụ phụ trách truyền thông của trường. Sau thời gian làm việc, đề xuất kế hoạch phát triển lĩnh vực truyền thông, quảng bá hình ảnh của trường, Ban Giám hiệu mới đồng ý tuyển thêm nhân sự chính thức, thành lập Tổ Truyền thông hành chính gồm 3 thành viên và thành lập thêm Ban Truyền thông – một ban dạng ma trận - với các thành viên thuộc một số đơn vị khác nhau trong trường cùng làm công tác truyền thông. Hoạt động truyền thông của trường từ đó thực hiện bài bản hơn, theo quy trình và đạt được những hiệu quả quan trọng trong thời gian vừa qua”, ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc chia sẻ.

Tại Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐH Quốc gia TPHCM), Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp được thành lập từ năm 2017 với nhiệm vụ thực hiện công tác truyền thông, quản trị thương hiệu, quan hệ doanh nghiệp, tổ chức sự kiện, tham gia công tác tư vấn tuyển sinh… Phòng đảm trách phát triển hệ thống kênh như: Website, fanpge, YouTube, Zalo, linkedln, Tiktok… với sự phát triển nhanh chóng.

ThS Trần Nam -  Trưởng phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp, Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐH Quốc gia TPHCM) cho rằng: Hoạt động truyền thông trở thành không thể thiếu ở bất cứ trường đại học nào và góp phần quan trọng trong việc chuyển tải thông tin từ trường học đến xã hội; là kênh để nhà trường tiếp nhận những phản hồi từ xã hội.

“Từ khi thành lập, công tác truyền thông được thực hiện một cách chuyên nghiệp. Công tác truyền thông phát triển mạnh mẽ giúp cho thông tin của nhà trường đến với xã hội một cách nhanh chóng, người học được cung cấp thông tin tốt hơn. Nhà trường tiếp nhận được nhiều thông tin phản hồi cho quá trình vận hành, nắm bắt và thực hiện thường xuyên hoạt động liên quan đến quản trị và phát triển thương hiệu…”, ThS Trần Nam chia sẻ.

Khó khăn và thuận lợi

ThS Nguyễn Thị Mến - Trưởng phòng Tuyển sinh và Truyền thông, Trường ĐH Văn Lang (VLU) đã gắn bó với công việc này tại trường hơn 10 năm. Điều mà chị cảm thấy thuận lợi là có nền tảng về nội dung và lượng kiến văn cần thiết để dễ dàng tìm được sự thấu cảm của đối tượng cần tác động.

“Học Văn học & Ngôn ngữ nên tôi có xuất phát điểm thuận lợi để theo đuổi công việc này. Một người làm truyền thông chất lượng rất cần cảm xúc với thương hiệu mà mình phụng sự. Với VLU, tôi luôn tìm thấy những câu chuyện hay, cảm xúc chân thật đối với nhân vật, với thông điệp mà chúng tôi muốn truyền thông. Đó là một may mắn và cơ duyên lớn với tôi”, ThS Nguyễn Thị Mến trải lòng.

Tuy nhiên, ThS Nguyễn Thị Mến cũng đối diện với những khó khăn nhất định, bởi công việc truyền thông thay đổi quá nhanh và bản thân phải liên tục cập nhật các xu hướng mới cũng như làm mới sản phẩm. “Cách đây 10 năm, khái niệm truyền thông với tôi đơn giản là “thông tin”, tôi không hiểu gì về cơ chế hoạt động của mạng xã hội hay truyền thông tích hợp IMC, IBC… Nhưng giờ đây, các bạn trong team của tôi mỗi ngày đem đến cho tôi một ý tưởng mới (làm Vlog, sitcom, livestream…”, ThS Nguyễn Thị Mến bày tỏ.

Đồng thời, ThS Nguyễn Thị Mến cho rằng, có một khó khăn mà rất nhiều ê-kíp làm truyền thông nội bộ, đặc biệt trong các trường học gặp phải là rất “đơn độc”. Bởi, không dễ để giải thích truyền thông thực sự là gì với mọi người, từ nhiều góc độ khác nhau. Truyền thông cần thiết, nhưng nó không nằm trong quy trình công việc hiển hiện mỗi ngày của một ngôi trường, không dễ đo lường khối lượng và hiệu quả.

“Khác với các team truyền thông chuyên môn hóa trong các đơn vị, chúng tôi thường xuyên phải giải thích về công việc của mình. Vượt qua tất cả những điều đó, tôi quan niệm phải đánh giá hiệu quả của truyền thông một cách hết sức chuyên nghiệp, dựa trên hiệu quả tiếp nhận với các chỉ số đo lường cụ thể. Sản phẩm của chúng tôi đều làm việc dựa trên một tiêu chí đó…”, ThS Nguyễn Thị Mến nhấn mạnh.

Theo ThS Trần Nam (Trường ĐH KHXH&NV TPHCM), một trong những đặc điểm của đại học là cần minh bạch và thực thi trách nhiệm giải trình, trong đó truyền thông là công cụ rất hữu hiệu. Truyền thông tại Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM đã thực hiện các chương trình nâng cao nhận thức của người học và xã hội về bình đẳng giới, bảo vệ môi trường, tôn trọng bản dạng giới, bảo vệ và phát huy văn hóa Việt Nam; tư vấn tâm lý cho người học, phát triển các kỹ năng hội nhập toàn cầu… Đặc biệt, công tác tuyển sinh được thực hiện rất tốt. Nhà trường đã ký kết với các đối tác truyền thông lớn và đang thực hiện việc nâng cấp, chuyên nghiệp hóa công tác truyền thông, được tư vấn để đảm bảo các quy định của pháp luật hiện hành như an ninh mạng, bản quyền…

“Khó khăn trong công tác truyền thông của trường đại học hiện nay vẫn là việc thiếu hụt kinh phí hoạt động, biên chế nhân sự hạn chế trong khi lĩnh vực này cần nhiều kinh phí và nguồn lực con người. Một trong những vấn đề hiện nay trong hoạt động truyền thông trường học là tình trạng thông tin, quảng cáo chưa chính xác dẫn đến sự ngộ nhận của xã hội, thí sinh khiến cho niềm tin về truyền thông đại học nhìn chung bị ảnh hưởng. Hay công tác truyền thông vẫn chưa được thừa nhận đúng về vai trò của nó đối với quá trình vận hành của trường đại học”, ThS Trần Nam nhận định.

Với ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc (IU), thuận lợi lớn nhất  trong công việc truyền thông của chị là môi trường làm việc quốc tế hóa của nhà trường. Cùng với đó, ban giám hiệu và lãnh đạo đơn vị có phong cách làm việc thoải mái, cởi mở và rất tin tưởng nhân viên. “Khi tôi đưa ra những kế hoạch truyền thông “lạ mắt lạ tai”, trước đây IU chưa từng làm, thì thay vì phủ quyết, không cho phép thì tôi lại nhận được ánh mắt tin tưởng, cánh tay ủng hộ của tất cả thầy cô, anh chị…”, ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc chia sẻ.

Tuy nhiên, ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc cũng cho biết, khi mới  bắt tay vào công việc cũng đối diện với nhiều vấn đề do thói quen và tính cách khiêm tốn của các thầy cô.

“Tôi phải làm quen và tìm mọi cách để thuyết phục các thành viên của IU dũng cảm chia sẻ câu chuyện của mình với giới truyền thông – một điều mà trước đây các thầy cô, anh chị không muốn làm vì sợ… quá nhiều người biết thông tin, cũng như không quen cuộc sống bị “dòm ngó”. Tôi cũng phải làm nhiều cuộc vận động mềm, vận động “hành lang” để các thầy cô, anh chị bỏ chiếc áo giáp xuống để cùng tôi khẳng định tên tuổi của IU trên bản đồ giáo dục Việt Nam và cả trên thế giới”, ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc chia sẻ.